Организация проектов.

Привет, любимые читатели!

Спасибо, что волновались, писали, пока я отсутствовал. Точнее не публиковался.

Мне трудно назвать причину, просто не хотел и времени на это не выделял. А сейчас жизнь пошла в гору, готов делиться открытиями и идеями.

Оффтоп: мне по-прежнему важны ваши комментарии, реально ценно! Спасибо всем активным!

Начну я с той вещи, которую опробую уже чуть меньше месяца и та, которая у меня реально работает и меня продвигает. Это такая тетрадка, в которой я организовываю задачи по проектам, которые так или иначе веду, выполняю или контролирую. Расскажу подробно, как я её веду.


Я взял чистовую блоковую тетрадь (ту, в которую можно спокойно вставлять чистые листочки), в которой на каждом листе уделил место отдельному проекту. Важна возможность вставлять чистые листы, так как некоторые проекты занимают больше одного листа.

С помощью этой тетради я не просто организую свой бизнес, но и свою жизнь. Поэтому я записываю все проекты, начиная от разработки конкретного сайта, приведения налоговых документов в порядок и заканчивая получением водительских прав.

На странице каждого проекта я записываю:
1) Его название, например «Программирование Волга Яхт Сервис»
2) Область жизни к которой этот проект имеет отношение, например: «Веб-студия Amanza», «Личное», «ООО»
3) Сроки старта, red line (необходимый срок завершения), dead line (самый крайний срок завершения) и фактическую дату окончания проекта для контроля.
4) Текущие задачи, которые нужно выполнить по проекту.
5) Остальное индивидуально, например, контакты по проекту или приблизительный подсчет прибыли.

Цель ведения данной тетради проектов — эффективно вести дела параллельно, а также максимально быстро завершать проекты, не растягивая их.

Самым главными действиями являются:
1) Записывание новых задач и проектов в тетрадь.
2) Ежедневное пролистывание всех проектов и вопрос «Что я могу сделать сегодня по этому проекту?»
3) Ежедневный вопрос «Как максимально быстро я могу завершить этот проект?»

Важное замечание 1: у проектов должен быть видимый финиш и видимые задачи, которые нужно выполнить для завершения проекта. Таким образом, эффективнее у глобального проекта выделить первый большой шаг и записать отдельным проектом, а по его завершению записать второй шаг, который уже четко представляется в голове.
Важное замечание 2: по завершению проекта я выдергиваю и выбрасываю лист с ним. Моя задача: вести как можно меньше проектов одновременно с помощью их быстрого завершения.
Важное замечание 3: иногда я понимаю, глядя на тетрадь, что какой-то проект лучше отложить, не записывать, а сначала завершить пару активных.

Как результат использования этой системы я сдвинул с места несколько вялоидущих проектов и более эффективно управляю своим временем. Проекты реально движутся параллельно, практически по каждому я фиксирую ежедневное выполнение микрозадач. Это вдохновляет!
Если есть какие-то предложения — я буду рад выслушать и проапгрейдить свою тетрадку:-). Вдруг понравилось — используйте.

  • Форр

    Удобно ли в 21 веке работать с бумагой? Есть множество полнофункциональных ТУДУ-листов, органайзеров, дневников электронного формата, удобно синхронизирующихся с КПК, например. Может, стоит поискать чегонить на замену анахронизму? ;)

  • http://www.dostavka7.ru/ Илья

    Я вот тоже об этом же подумал.
    Хотя есть пара ньюансов:
    1. Мне не удалось подобрать софт менно такого функционала как описанный. Есть либо чрезвычайно навороченные либо упрощенные. Обычный туду к примеру проще и не дает такого представления информации. Как вариант — использовать покетворд названия файлов = названиям проектов, а внутри все что Ваня сказал.

    2. Бумага имеет более мотивирующе-организующее действие. Более высокая наглядность и мобильность. Если таких проектов несколько пролистнуть 5-10 листов тетрадочки в несколько раз быстрее чем протыкать все на кпк.

    Поэтому пока склоняюсь именно к тетрадочке :)

  • Руслан

    Привет Илья! а какие у тебя сейчас успехи? чем занимаешься? какие проекты и какая от них отдача? ну вообще расскажи как и чем ты сейчас живешь:) очень интересно!)

  • http://www.zhadanov.ru Жаданов Иван

    Форр, Илья правильно говорит: поиск необходимой программы для ведения своих дел — не самое простое занятие. Я же перебрал около десятка подобных программ, от простеньких до сложных организаторов деятельности фирм, от бесплатных до платных и понял, что:
    1) В простых программах не хватает возможностей. Во-первых просто возможностей, во-вторых персонализации и индивидуализации.
    2) В сложных программах так много возможностей, что голова кругом. Работать с ними долго, напряжно и скучно.

    Поэтому я выбрал тетрадь — это довольно быстро и самое главное — настраивается так, как мне нужно.

    И ещё вариант — писать свой софт. Или заказывать свой софт. Я его рассматриваю, но пока финансы определены на другое. Опять же этот софт будет лучшим и правильным для одного человека:-).

  • http://www.zhadanov.ru Жаданов Иван

    > И увиливать от неприятных проектов стало сложнее. От некоторых решил просто отказаться. Другие продвигаются.
    Полностью аналогичный эффект.

    > Вопрос: как ты органинизовываешь в тетрадочке такие вещи как периодически-выполняемые проекты (всегда одинаковые, повторяющиеся)?
    Никак, переношу в Аутлук. Об этом напишу позже как-нибудь, тоже нашел эффективную схему организации подобных дел.

    По большим проектам я ставлю дедлайны примерно, исходя из того, как хотелось бы. Но эти дедлайны не работают, слишком «нереальна» картина. Уже придумал тоже один момент с поощрениями/штрафами, буду пробовать и отпишу.

  • Илья

    Тетрадочка оказась отличной вещью. Самое главный эффект для меня — те проекты которые всячески отпихивал от себя по той или иной причине отпихивать стало сложнее. Каждый день по нескольку раз заглядываю в тетрадь, планирую. И увиливать от неприятных проектов стало сложнее. От некоторых решил просто отказаться. Другие продвигаются.
    Вопрос: как ты органинизовываешь в тетрадочке такие вещи как периодически-выполняемые проекты (всегда одинаковые, повторяющиеся)?

    Еще у меня пока сложно идет с подразбитием большого проекта на подпроекты. Хочется записать проект, по которому виден только основной шаг. Но возникает проблема red/dead/line. Т.е. назначание deadline на весь проект затруднительно, если на текущий момент удается назначить его только на первый шаг. В общем эффективную и удобную систему масштабирования проектов пока для себя не придумал.

  • Илья

    Кстати завершенные проекты я решил переносить в конец тетради — «в архив».

    Насчет насчет аутлука и больших пиши, очень интересно!

  • http://www.zhadanov.ru Жаданов Иван

    А зачем их переносить в архив, что с помощью этого решается? Я вырываю листочек и выкидываю…

  • http://www.zhadanov.ru Жаданов Иван

    А, понятно, у меня просто часть этой информации хранится вэлектронном виде…

  • Илья

    Это же информация. Как минимум по ней ты можешь оценить:
    - доходность сделанных проектов за период
    - эффективность работы (нарушение/превышение ред/дед-лайнов за период)
    - сохраняешь примерный план выполнения подобных проектов на будущее.
    Т.е. если тебя дадут какой-либо проект и он будет вертеться у тебя в голове («вроде что-то подобное уже было 9 мес. назад…») — берешь открываешь тетрадку и находишь его. Ну и соответственно — цели, сроки выполнения проекта, этапы и др. информацию. И в будущем ты тогда можешь оценить подобный проект на порядок быстрее. Так что эта информация ценная. Для меня по крайней мере.